3 Gründe, warum der Zeitplan für deine Dissertation nicht hält – und wie du dein Projekt besser planen kannst

Wenn du promovierst, hast du wahrscheinlich schon einmal einen Zeitplan für deine Dissertation geschrieben oder schreiben müssen – vielleicht für die Annahme deines Themas an der Universität oder einfach für dich selbst, um dich anzuspornen.

Auch für mein eigenes Dissertationsprojekt hatte ich einen Zeitplan erstellt, der mehr oder weniger detailliert anpeilte, wann welcher Projektschritt abgeschlossen sein sollte.

Aber immer öfter musste eine dieser Deadlines fallen. Es hatten sich unerwartete Hürden ergeben und mich im Vorankommen aufgehalten. Mir waren andere Projekte dazwischengekommen, die dringender zu erledigen waren. Kurzum: ich war einfach noch nicht so weit wie ich gerne sein wollte.

Und damit war ich nicht allein.

Viele DoktorandInnen klagen, dass sie ihre ambitionierten Zeitpläne einfach nicht einhalten können und schon wieder eine ihrer selbstgesetzten Projektfristen verstreichen lassen haben.

Sie sind enttäuscht von sich selbst.

Sie zweifeln an ihrer Kompetenz und daran, ob sie ihre Promotion wirklich ernsthaft und seriös genug verfolgen.

Sie sorgen sich, dass sie keine oder zu geringe Fortschritte machen und dass sich dieses Projekt noch ewig hinziehen könnte.

Das alles ist Grund genug, um einmal mit ein paar Missverständnissen rund um das Thema „Projektplanung in der Wissenschaft“ aufzuräumen…

Warum der Zeitplan für die Doktorarbeit oft nicht hält

1. Es ist fast unmöglich, Jahre im Voraus zu planen

Eine Promotion begleitet dich wahrscheinlich über mehrere Jahre deines Lebens. Und Lebensumstände haben die ärgerliche Angewohnheit, dass sie sich verändern.

Vielleicht hast du zeitweise eine Förderung für dein Projekt und kannst dich ausschließlich deiner Forschung widmen. Vielleicht gehst du zeitweise halb- oder ganztags einer anderen beruflichen Tätigkeit nach und kannst deine Promotion nur nebenher weiterverfolgen.

Vielleicht wirst du während der Projektlaufzeit Mama oder Papa, baust ein Haus, ziehst in eine andere Stadt, betreust alte oder kranke Angehörige oder bist mit einer eigenen gesundheitlichen Einschränkung konfrontiert.

Es kann eine Vielzahl an (erfreulichen wie unerfreulichen) Lebensumständen geben, die eine Zeitlang oder auf Dauer deine Kapazitäten und Ressourcen binden.

Alle diese Faktoren haben auch weitreichende Auswirkungen auf den Fortschritt in deinem Dissertationsprojekt –aber sie lassen sich weder zu hundert Prozent ausschließen noch vorhersehen.

Eine empfindliche Limitation deiner seriösen Zeitplanung liegt also schon allein in der Tatsache, dass du nie zu 100 % planen wirst können, wie viel Zeit dir heute in drei Jahren wirklich für dein Projekt zur Verfügung stehen wird.

2. Du hast noch keine verlässlichen Erfahrungswerte

Seriöse Zeitplanung benötigt auch noch etwas anderes: Erfahrungswerte, wie lange bestimmte Arbeitsschritte realistisch dauern.

Im Produktionsablauf eines Unternehmens lässt sich dank hunderter und tausender Erfahrungen mit dem immer gleichen Prozess auch der dahinterliegende zeitliche Ablauf gut vorhersehen und einschätzen.

Aber genau solche Erfahrungswerte fehlen dir, wenn du ein Forschungsprojekt dieser Dimension und Komplexität noch nie durchlaufen hast!

„Wie soll ich jetzt schon wissen, wie lange die Auswertung meines Samples dauern wird? Es könnten zwei Monate sein oder ein dreiviertel Jahr. Mein Zeitplan ist doch in Wahrheit nur ein Ratespiel!“, klagte eine meiner KundInnen letztens im Coaching. Und ich verstehe sie nur allzu gut.

Oft erleben wir Zeitplanung für ein komplexes wissenschaftliches Projekt als frustrierend – eben weil wir uns hier nur auf ein Gefühl, aber nicht auf handfeste Erfahrungswerte stützen können.

3. Mit Überraschungen ist zu rechnen

Vielleicht hast du es sogar geschafft, für dich stimmige Deadlines festzulegen und in deinen Kalender eingetragen.

Aber dann sind unerwartete Hürden aufgetaucht, die eine Nachjustierung deines Forschungsvorhabens nötig machten. Vielleicht haben auch überraschende Erkenntnisse deiner Forschung eine ganz neue Richtung verliehen.

Oder es ist eine Pandemie ins Haus geschneit und hat die Erhebung deines wichtigsten Datenmaterials unmöglich gemacht.

Forschung hält immer auch Überraschendes oder Unerwartetes bereit, auf das wir kurzfristig reagieren müssen – etwa indem wir Aufgaben abändern oder Aufgaben vorziehen, die eigentlich noch nicht an der Reihe gewesen wären.

Dazu kommt, dass du in der Regel nicht mit Scheuklappen an nur einer Baustelle in deinem Projekt arbeitest. Recherchieren, Lesen, Analysieren, Schreiben, Vergleichen, …  – Vieles passiert in einem Forschungsprojekt parallel und Aufgaben lassen sich nicht glasklar voneinander trennen.

Du siehst: es hat einen guten Grund (genau genommen sogar drei), warum vielleicht auch die Zeitplanung in deinem Dissertationsprojekt immer und immer wieder scheitert. Und dieser Grund ist nicht, dass du für seriöse Planungen grundsätzlich zu faul, nachlässig oder inkonsequent wärest.

Es gibt also Hoffnung!

Wie sich ein Forschungsprojekt zuverlässig planen und steuern lässt

Meine Empfehlung ist hier ganz simpel: Meilensteinplanung anstatt klassischer Zeitplanung!

Ich erkläre dir gleich, was das bedeutet und wie du es auch für dein Projekt umsetzt. Aber lass uns am Beginn anfangen…

Ein Meilenstein ist ein kompakter Aufgabenblock, den du für deine erfolgreiche Promotion zu erledigen haben wirst. Beispiele dafür könnten etwa sein:

• Quellenkorpus ist definiert.
• Thema ist erfolgreich an der Universität angemeldet.
• Termin für die Verteidigung ist vereinbart.
• 12 Interviews sind durchgeführt und transkribiert.
• Literature Review ist finalisiert.
• Statistische Auswertung ist durchgeführt und Ergebnisse sind abrufbereit.

Meilensteine können also – vielleicht hast du es bemerkt – entweder am Text deiner Arbeit orientiert sein („Ein bestimmtes Textkapitel ist abgeschlossen.“) oder an den praktischen Aufgaben, die du umzusetzen haben wirst („Eine bestimme Aufgabe ist erledigt.“).

Welche Meilensteine für dich und dein Projekt relevant und zielführend sind, kannst du ganz eigenständig entscheiden – Hauptsache, sie verschaffen dir einen verlässlichen Gesamtüberblick über dein Projekt.

Am besten nimmst du dir einmal ein paar Minuten Zeit, dein Projekt zu scannen und die wichtigsten 10-15 Meilensteine zu definieren.

Dann kannst du einen Schritt tiefer gehen und dir so präzise und kleinteilig wie möglich notieren, aus welchen Teilaufgaben sich jeder einzelne Meilenstein zusammensetzen wird. Was ist hier konkret zu erledigen? Und wie folgen diese einzelnen Schritte aufeinander? Womit beginnst du am besten? Und womit wird der Meilenstein abgeschlossen sein?

Sehen wir uns das an einem kurzen Beispiel an: was wird etwa nötig sein, um den Meilenstein „Termin für die Verteidigung ist vereinbart.“ zu erreichen?

Die Teilaufgaben könnten hier so aussehen:

1. Promotionsordnung kontrollieren: wer muss bei der Verteidigung anwesend sein?
2. Doodlekalender für Terminkoordination einrichten
3. Doodle-Einladung an Personen A, B, C und D schicken mit Bitte um Eintragung
4. Terminauswertung kontrollieren und Personen A, B, C und D den fixierten Termin bekanntgeben
5. Formular X zur Anmeldung der Verteidigung recherchieren und herunterladen
6. Formular X ausfüllen
7. Formular X von Personen A und B unterschreiben lassen
8. Formular X an Stelle K schicken und Termin damit offiziell bekanntgeben

Vielleicht wirst du zum heutigen Tag noch nicht alle deiner Meilensteine und Teilaufgaben so detailliert benennen können – das ist okay!

Viel wichtiger ist nämlich, dass du zumindest einmal versuchst, hinter den Vorhang mancher dubiosen Aufgaben und Arbeitsschritte zu blicken und dich zu fragen, was hier für dich wirklich zu tun sein wird. (Lies dafür auch gerne meinen Blogbeitrag zu To-do-Listen im wissenschaftlichen Arbeiten. Dort erkläre ich dir, wie du deine Aufgabenliste noch kleinteiliger in konkrete Tagesaufgaben überführst.)

Warum dieses Vorgehen so wertvoll ist, hat gleich mehrere Gründe:

• Durch das strukturierte Hineindenken in dein Projekt bekommst du ein zuverlässigeres Gespür dafür, welche Aufgaben wie komplex sein werden. Du reduzierst damit die Gefahr, durch ungeahnt aufwendige Prozesse aus der Bahn geworfen zu werden.
• Du machst dir deinen Fortschritt an den vielen kleinen Baustellen deines Projekts besser bewusst. Gerade wenn du zuletzt das Gefühl hattest, nicht produktiv genug gewesen zu sein, siehst du hier schwarz auf weiß, womit du vorangekommen bist.
• Du erkennst die komplexen Verflechtungen, die deine Arbeit mit sich bringt, und löst dich von dem Anspruch deine Aufgaben linear und in einer strikten Reihenfolge abzuarbeiten.
• Du verlierst nie wieder den Gesamtüberblick über dein Projekt. „Wo stehe ich eigentlich?“ war gestern!

Okay, du hast also die wichtigsten Meilensteine deines Projekts festgelegt und in ihre Teilaufgaben heruntergebrochen. Damit kommen wir zum letzten Punkt, nämlich der Frage, wie du diese Meilenstein-Darstellung für deine zuverlässige Projektplanung nutzen kannst.

Wie Projektplanung mit Meilensteinen in der Praxis funktioniert

Am besten schreibst du zuerst einmal deine Meilensteinplanung auf ein großes Blatt Papier und hängst sie irgendwo gut sichtbar auf.

Frag dich nun, wieviel Zeit du im jeweils kommenden Quartal realistisch für deine Dissertation zur Verfügung haben wirst. (Quartalsweise Planungen sind empfehlenswert, weil sich dieser kurze Zeitraum bereits recht zuverlässig abschätzen lässt.)

Steht ein großer Urlaub, ein Jobwechsel, deine Hochzeit oder ein aufwendiges berufliches Projekt an? Wieviel Zeit und Energie wirst du für dein Dissertationsprojekt zur Verfügung haben?

Von diesen Überlegungen ausgehend kannst du nun festlegen, welchen Aufgaben du dich im kommenden Quartal widmen willst und kannst. Was nimmst du dir für diesen Zeitraum vor? Was soll heute in drei Monaten geschafft sein?

Dabei kann es durchaus sinnvoll sein, Aufgaben aus unterschiedlichen Meilensteinen zu berücksichtigen. Es könnte zum Beispiel sein, dass du organisatorische Vorarbeiten einer empirischen Studie parallel zu Literaturrecherchen oder Datenbankerhebungen, vielleicht auch parallel zum Verfassen ausgewählter Textteile durchführen wirst.

Sobald du eine Teilaufgabe erledigt hast, streichst du sie durch oder hakst sie ab.

Am Ende des Quartals überprüfst du, welche Aufgaben du geschafft hast, was noch unerledigt geblieben ist und was der Grund dafür war. So behältst du – in einem überschaubaren und gut planbaren Rahmen – immer im Blick, welche Aufgaben aufwendiger waren als erwartet und kannst rechtzeitig und gezielt darauf reagieren.

Schritt für Schritt werden so die Teilaufgaben deiner Meilensteine abgearbeitet. Immer wieder wird ein ganzer Meilenstein finalisiert sein und kann von der Liste gestrichen werden. Und irgendwann ist der letzte Meilenstein erreicht – und dein Projekt hat seinen erfolgreichen Abschluss gefunden!

Was ich dir damit sagen will: Meilensteinplanung anstatt klassischer Zeitplanung heißt also nicht, den Faktor „Zeit“ in deinem Projekt komplett zu ignorieren.

Meilensteinplanung heißt vielmehr, deine Doktorarbeit von Grund auf zuverlässiger zu planen und abschnittsweise zu steuern – und damit auch ihren zeitlichen Verlauf realistisch einzuschätzen.

Ganz ohne Frust und Enttäuschung.

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